Cantiere Convegno

Preparare un Convegno Nazionale del CICAP

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  • 10-06-2002
  • di Ivana Taverni

Da due anni, più o meno da quando chi scrive ha iniziato a frequentare gli incontri del CICAP Emilia Romagna, si è cominciato a parlare del VII Convegno Nazionale del CICAP a Reggio Emilia.

Lucio Braglia, coordinatore del Gruppo, iniziava da subito i contatti logistici con l'amministrazione locale Reggiana, con gli sponsor, teneva il continuo contatto con "l'head quarter di Padova e dintorni" e fissava la struttura portante. Il "Cantiere Convegno" però ha aperto ufficialmente, come da nostri Verbali d'incontro, il 22 dicembre 2000. Al tempo, la data indicativa avrebbe dovuto essere il secondo week-end di ottobre con una proposta di full immersion nella cultura scientifica della città. Da dicembre a giugno l'organizzazione è ancora quasi tutta sulle spalle di Lucio e lui stesso potrebbe farne una dettagliata narrazione. C8 infatti di giugno la chiamata a raccolta di "tutte le forze CICAP locali" per concretizzare l'organizzazione e le responsabilità dell'organizzazione materiale del Convegno. Alcune parole chiave: ricerca collaboratori, suddivisone ruoli, pass, badges, cartelline, disponibilità di ciascuno... Per farmi "cosa gradita" Lucio mi propone la responsabilità organizzativa in itinere delle tre giornate. Chi scrive ha qualche esperienza in altre organizzazioni, ma con forte aiuto di segretari full time, il buio completo, invece, per "convegni in grande stile".

No problem, quale primus inter pares assieme agli altri del gruppo E.R. si parte. Non dal nulla però. Marino Franzosi invia a Lucio il promemoria utilizzato dal Gruppo Veneto nei Convegni 1997 e 1999.

Leggo, rileggo l'email di Marino contenente i punti fondamentali dell'organizzazione:

Responsabilità: Ingresso, tavoli di registrazione, banchetti libri...

Palcoscenico Teatro: preparare cartoncini relatori, acqua, bicchieri ...

Documentazione:Cartelline per i convegnisti, per la stampa, badge...

Mansioni:Registrazioni partecipanti, Segreteria, Buoni Pasto...

Imparo "il testo di Marino" quasi a memoria, non per recitarlo a Padova nell'incontro con Lucio, Paola, Massimo del 6 ottobre, ma per fare domande e proporre modifiche.

Rielaborare l'esistente è una regola aurea. Ad esempio, i badge da dare ai convegnisti, a Reggio Emilia, non saranno nominativi. Ad libitum ciascuno potrà scrivere il proprio nome. Avranno vari colori e con l'aiuto di Davide, il matematico del gruppo, se ne stabiliscono le combinazioni e gli intrecci.

Successivamente ci saranno incontri serrati; per una giornata intera alcune persone tagliano fogli per badge, li infilano nel porta badge, timbrano buoni pasto. Con la pianta del Teatro Ariosto, si decidono le postazioni dei tavoli, dei computer, delle persone, della Mostra per essere Venerdì 9 alle ore 9 tutti in pista: sia CICAP E.R. che tanti di Padova e di altri gruppi Regionali che ci aiutano per favorire l'inizio dei lavori.

Tre tavoli con predefinite suddivisioni alfabetiche per la reception, un tavolo per i giornalisti, due/tre soci alle porte e via a ricevere gente e al "Convegno fuori dalla Platea".

Dentro la sala si parla di medicina alternativa, ogni tanto si va per sbirciare, cercare Massimo, Steno, Lucio e sentire un po'.

Fuori nell'atrio si conversa di mensa, di danari, si risponde alle domande concrete: "sono il giornalista X, vorrei attaccare il registratore" - "ci sto solo due pomeriggi, vorrei una riduzione, se possibile"; oppure si risponde anche al pubblico che, talvolta, male interpreta il titolo del convegno. Un anziano signore si presenta con una "boccetta di liquido" da far analizzare; due persone, per nulla anziane, credono di poter acquistare prodotti omeopatici. Così va il mondo.

Un giorno dopo l'altro, lì nell'atrio a fare, ad osservare e dare un'occhiata ai libri dei banchetti. La sera però un po' di libertà e quasi tutto il gruppo corvée si accomoda per Silvan e Piero Angela.

Trasformati in tutto fare di giorno, si danno all'occorrenza anche informazioni ferroviarie e stradali, la sera si ha voglia di sedersi e aspettare che arrivi il momento per trasformarsi in "spettatori" del prossimo Convegno.

 

Ivana Taverni

GruppoCICAP Emilia-Romagna