Come nasce un convegno

Dietro le quinte della "due giorni" torinese

  • In Articoli
  • 26-08-2005
  • di CICAP Piemonte
Secondo weekend di novembre: quasi 400 iscritti, i relatori, la traduzione simultanea, le luci, i microfoni, le cartelline, i poster, i cortometraggi... in quattro parole il Convegno sulle leggende metropolitane, visto al di là del palco. E dietro le quinte? Un anno di incontri, oltre 2000 e-mail, centinaia di telefonate e una ventina di persone che tra il "non ce la facciamo - ce la facciamo - no che non ce la facciamo - ma sì, dai non fare il disfattista - ormai è tardi - solo questo e abbiamo finito", alla fine ce l'hanno fatta e ancora si chiedono... come abbiamo fatto a farcela?

Imputato alzatevi!

Innanzitutto il colpevole: Stefano Bagnasco. Il fisico di origine genovese, non nuovo a imbarcare il CICAP Piemonte in epiche sgangherate imprese, più di un anno fa comincia a farneticare di una nuova e originale impresa, di elevato interesse e spessore culturale e di... poco impegno.

Tanto per capire il tipo: la conversazione avvenne quando il Convegno Nazionale di Torino era ancora in corso, con il gruppo in drammatica carenza di sonno e gli scudi conseguentemente abbassati. Mai abbassare gli scudi di fronte a un vascello Klingon e a Bagnasco quando gli viene un'idea, questa è la morale.

Stefano propose al gruppo di organizzare un altro convegno, questa volta sul tema delle leggende metropolitane, con la scusa che "era un peccato lasciar raffreddare i nostri contatti con il Comune di Torino e l'assessore alla Cultura".

Per la verità il Convegno Nazionale non ci aveva lasciati del tutto soddisfatti: molte cose erano andate bene ma molte altre erano stati inferiori alle nostre speranze. Così l'idea di organizzare un altro convegno fu vista non come una follia pura e semplice ma come l'opportunità di imparare dagli errori commessi e, incredibilmente, fu accolta.
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Solo una parte del numerosissimo gruppo piemontese: da sin. Paolo Alloatti, Giorgio Rivetto, Mariano Tomatis, Ezio Vinera, Alberto Gally, Massimo Polidoro, Luciano Penco, Carla Bovi, Mario Perazzini e Claudio Pastore.
Ma la sfida che stavamo preparando era ancora più incoscientemente ambiziosa. Non solo volevamo invitare i maggiori esperti italiani ed europei; volevamo offrire una palestra di discussione multidisciplinare per gli esperti e una convention per gli appassionati. La cultura e la sperimentazione non dovevano però esulare dall'aspetto mediatico, per attirare i giornalisti e portare il grande pubblico a conoscenza del tema. Insomma tre eventi in uno.

Ma non basta: seguendo uno dei mandati del CICAP, quello di fare divulgazione, ci eravamo imposti che l'ingresso al convegno fosse completamente gratuito. E tutto questo, possibilmente, senza andare in bancarotta, nonostante il nostro tesoriere abbia ripetuto per mesi che eravamo dei matti.

Fin qui tutto bene

Decidemmo di fare anche un altro esperimento e adescammo Paolo Toselli, fondatore e responsabile del Centro per la Raccolta delle Voci e Leggende Contemporanee di Alessandria: le due associazioni avrebbero organizzato il convegno congiuntamente.

Alla prima riunione nella vecchia sede del CICAP Piemonte di via san Tommaso, mentre ancora ignari giocavamo a buttare là date a caso ("fine 2004, no meglio 2005 e passami il Brachetto", "Perché non il 2006, sei già ubriaco?", "No, ci sono le Olimpiadi..."), Paolo arrivò con un suo vecchio progetto già pronto, con tanto di argomenti, possibili relatori e idee per una mostra collaterale. Definito insieme il programma di massima, ci dividemmo i compiti: Paolo e il CeRaVoLC avrebbero contattato i relatori e organizzato la mostra antologica con il materiale raccolto negli anni, noi ci saremmo occupati del resto.

Mentre, smaltita la sbornia, cominciavamo a cercare i possibili sinonimi della parola resto e le idee non abbondavano, il programma da mostrare in giro per chiedere patrocini e contributi era già ricco e organico. L'Assessorato alla Cultura, ben impressionato dal Convegno Nazionale, era disposto a concederci l'uso di una sala conferenze per un giorno intero, e forse anche ad aiutarci con la stampa del materiale pubblicitario. Non sapevamo ancora quale sarebbe stata la sede, ma non eravamo preoccupati: in un anno c'è tutto il tempo per trovare una sede all'altezza, no? Ah!

Ancora 10 mesi, 9, 8...

Dieci mesi prima della data prescelta, il convegno stava prendendo forma ma la sede era ancora incerta. Avevamo chiesto al Politecnico di Torino, alla Galleria di Arte Moderna, al Centro Congressi dell'Unione Industriale, al centro congressi Torino Incontra. Quest'ultimo sembrava il posto più adatto anche se non potevamo prenotarlo. Ma noi non eravamo preoccupati: in dieci mesi c'è tutto il tempo per trovare una sede allaltezza, no? Haha!

A luglio 2004 il programma del convegno era ormai definito: con nostro sbalordimento, ogni relatore a cui noi e Toselli avevamo pensato ("Be', certo sarebbe fantastico se ci fossero anche lui o lei") avevano accettato con entusiasmo, al punto che fu necessario estendere il programma dall'unico giorno inizialmente previsto a un giorno e mezzo. Solo Jan Harold Brunvand, il Pico de Paperis delle leggende metropolitane, non sarebbe potuto venire essendo già in Italia il mese prima per il World Skeptics Congress ad Abano Terme.
L'estensione del programma ci causò qualche problema con la sede ma non eravamo preoccupati: in quattro mesi c'è tutto il tempo per trovare una sede all'altezza, no? Ah, Ah, Ah!

Il primo colpo si sentì all'apertura simultanea dei computer per preparare volantini e manifesti, la pagina web per la pubblicità e le registrazioni, i banner e tutto il resto. Tra l'invio dei comunicati stampa e l'organizzazione di iniziative collaterali passarono altri due mesi. Non sapevamo ancora quale sarebbe stata la sede definitiva, ma non eravamo preoccupati: in due mesi c'è tutto il tempo per trovare una sede all'altezza, no? Due mesi?
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Coffee Break! Da sin. nella foto: Elena e Paolo Attivissimo, Mauro Prencipe (sul fondo), in camicia bianca si intravede Stefano Bardelli all'epoca ignaro spettatore, ora arruolato tra i cicappini piemontesi, Paolo Toselli e sulla destra Marika De Acetis.


Ok: panico!

E fu a questo punto che i telefoni diventarono roventi. Chi aveva il compito di prenotare la sede era quasi isterico. Finalmente, la conferma: il centro congressi sarebbe stato nostro per l'intero secondo week end di novembre. Trenta meritati secondi di rilassamento. Se avessimo saputo cosa ancora ci aspettava li avremmo impiegati in modo più utile.

Intanto i comunicati stampa cominciavano a dare i primi risultati, complice anche l'interesse dei giornali per il CICAP generato da World Skeptics Congress. Intanto, ad Abano, Stefano e Lorenzo Montali formarono una piccola squadra di cacciatori, e, dopo un pomeriggio passato a inseguire per il centro congressi il professor Brunvand, riuscirono finalmente a incastrarlo in un angolo, dove non poté rifiutarsi di rispondere a qualche domanda davanti a una videocamera.

Decidemmo che la registrazione anticipata dei congressisti doveva essere obbligatoria. Questo ci portò a un simpatico gioco: gli exit poll sui partecipanti. Stefano provò anche a fare qualche estrapolazione, ma lasciò perdere quando si accorse che la curva che meglio descriveva i dati a disposizione era un'esponenziale: se fosse stato giusto, avrebbe significato ricevere quasi duemila congressisti.

Imparammo il valore della pubblicità mirata: il giorno in cui l'annuncio del convegno apparve sulla newsletter di Paolo Attivissimo, incentrata anche sulle bufale e sulle leggende metropolitane e ricevuta da migliaia di persone, avemmo un picco con più di cento registrazioni. Questo successo ci creò nuovi problemi con la sede: le adesioni erano tanto numerose che la sala... non era più sufficiente. I telefoni tornarono roventi.
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L'inviata di Caterpillar intervista Mariano Tomatis e Paolo Toselli.


Un pasticcio leggendario

Pochi giorni prima del convegno, cominciò la solita frenesia: eravamo in ritardo su tutto.

Riuscimmo ad avere un'altra sala nel Centro Congressi collegata alla prima in videoconferenza ma non avevamo ancora organizzato il coffee break.

Non trovando uno sponsor, dovemmo limitarci a offrire caffè e biscotti a relatori e giornalisti, iniziativa che ebbe un certo successo, nonostante la pessima qualità del caffè. Andrea faceva del suo meglio per mantenere tutti in carreggiata, ma la tensione cominciò a farsi sentire: Loredana, traducendo nella notte l'intervento di Burger sulla banda di stupratori olandesi, fu presa dal panico e assalita da incubi terribili per tutta la notte. Ma i veri incubi sarebbero stati a occhi aperti il giorno dopo: siccome non eravamo stati sufficientemente precisi nel compilare la richiesta della sale, Loredana e Federica si ritrovarono a tradurre in piedi dalla cabina di regia...

Cominciarono anche a farsi sentire i giornalisti, e la stanchezza ci giocò qualche scherzo. Così, Mariano, in giro per i sotterranei di Torino con la troupe di Screen Saver, si imboscò in una galleria laterale per fare uno scherzo ai ragazzini che li accompagnavano. Al momento buono, balzò fuori dal buio e terrorizzò... la produttrice del programma! Più tardi, Mariano, Stefano e Paolo Toselli, vennero rapiti dall'inviata di Caterpillar, e se ne andarono a spasso per Torino mentre tutti gli altri sudavano per montare le sessanta pesantissime griglie di metallo per i pannelli della mostra.

I giornalisti non ci mollarono per tutto il tempo del convegno, seminando lo scompiglio con luci e telecamere. Sul TG Regionale andò in onda Bagnasco che si tirava su un calzino, Beatrice finì a fare la reggimicrofono, mentre gli operatori video come turisti giapponesi riprendevano tutto, compresi, in un impeto di autoreferenzialità, gli articoli di giornale esposti nella rassegna stampa...

Intanto Giorgio Rivetto, Mario Perazzini, Giorgio Agnello, Claudio Pastore, Alberto Gally e Carla Bovi accoglievano i convenuti e organizzavano vere e proprie squadre di pronto intervento per far fronte ai mille piccoli imprevisti. Ma il successo e la visibilità di CICAP e CeRaVoLC sui mezzi di comunicazione è stata senza precedenti.

La bella e la bestia

Alla fine, come da manuale, il convegno non lo abbiamo mica visto. Tra un'emergenza per un relatore che non trova più i suoi appunti, un computer che non si riesce a a collegare al proiettore, la videocamera che non funziona come dovrebbe, un tizio con una banconota da cinquecento euro che potrebbe essere farlocca, i libri da vendere, e sopra a questo Massimo Polidoro che trova anche il tempo per improvvisare con il Gruppo Piemonte una riunione volante...

L'eco del convegno ci mise un po' a spegnersi: qualche giorno dopo, Stefano volò a Roma per parlare di leggende metropolitane a Unomattina, intervistato (nientepopodimenoché) da Eleonora del Grande Fratello. C'era anche Toselli, in collegamento da Torino, ma la maggior parte delle inquadrature furono per la bella conduttrice (più che giusto secondo noi...) e per un orribile coccodrillo gonfiabile che avrebbe dovuto rappresentare quelli delle fogne di New York che vivono, come dice Stefano, "nutrendosi di idraulici". La settimana dopo, ancora TG regionale: Mariano e sempre Stefano, ormai in pieno delirio di protagonismo, raccontavano la Torino esoterica giocando a nascondino tra le colonne della Gran Madre.

Il bilancio? Per noi, il parametro più importante resta l'elevata partecipazione di pubblico, ottenuta grazie al connubio tra le acrobazie organizzative e la ricerca di fondi che ha permesso di rendere questo evento internazionale e unico del suo genere completamente gratuito per tutti i partecipanti.

Un bilancio? Difficile da fare nel caos generale, ma tra un'acrobazia organizzativa e l'altra ci siamo sorpresi di arrivare in fondo senza fare danni, superando ogni difficoltà e senza perdere la voglia di darci da fare per il CICAP. Alla prossima!

il CICAP Piemonte